Política de Privacidade

A PHI HEALTHCARE TECNOLOGIA E SERVIÇOS EM SAÚDE LTDA., inscrita no CNPJ sob o nº 48.793.781/0001-45, com sede em São Leopoldo/RS, é responsável pelo desenvolvimento e pela disponibilização da plataforma ANAMNESE. Solicitações relacionadas à privacidade e à proteção de dados pessoais poderão ser encaminhadas ao endereço eletrônico anamnese@phihc.com, observadas as responsabilidades da PHI e dos Clientes conforme a natureza do tratamento.

Esta Política abrange visitantes do site, interessados comerciais, representantes de clientes, profissionais e equipes cadastrados, pacientes e representantes legais, conforme sua participação nos serviços.

Para dados de pacientes e prontuários, a clínica ou profissional é, em regra, Controlador e a PHI, Operadora, que trata as informações para executar o serviço e instruções lícitas. Para suas finalidades próprias — como relacionamento contratual, contas, cobrança, segurança e cumprimento legal — a PHI pode atuar como Controladora independente. Os papéis são determinados pela operação concreta, não apenas pelo contrato.

Esta Política complementa os Termos de Uso e o DPA, quando aplicável. Não substitui a política de privacidade nem os avisos assistenciais da clínica. A PHI responde pelas obrigações que a legislação lhe atribui e não assume as decisões médicas ou de enfermagem do Cliente.

Contas e profissionais: nome, CPF, dados de contato, credenciais protegidas, vínculo com a clínica, papel e permissões, conselho profissional, número de registro, especialidade e dados necessários à autenticação, contratação e suporte. Quando utilizada a funcionalidade de assinatura digital ICP-Brasil, poderão ser tratados também dados de identificação do certificado digital do profissional, incluindo certificado público, cadeia de certificação, titular, emissor, número de série, período de validade, impressão digital criptográfica e informações necessárias à verificação de sua titularidade, situação e utilização.

Pacientes e prontuários: identificação e contatos; agendamentos; anamnese, alergias, condições de saúde, medicamentos, diagnósticos, evoluções, prescrições, exames, documentos, imagens, anexos e registros relacionados à assistência. Dados de saúde são dados pessoais sensíveis.

Segurança e operação: sessão, autenticação, fatores adicionais, dispositivos confiáveis quando habilitados, IP, horários, identificadores técnicos, tentativas de acesso, ações de usuários, eventos de auditoria, logs de falha e indicadores de segurança, conforme as configurações efetivas.

Suporte, relações comerciais e cobrança: dados para contratação, faturamento, atendimento, mensagens e gestão de pagamento. Recomenda-se não enviar dados clínicos por mensagens comuns de suporte, salvo quando estritamente necessário e autorizado.

A coleta depende dos recursos usados e deve limitar-se ao necessário. A existência de um campo não torna seu preenchimento obrigatório.

Quando atua como Controladora, a PHI trata dados para executar contratos, cadastrar e autenticar usuários, atender a solicitações, cobrar, proteger o serviço, prevenir fraudes, cumprir deveres legais e exercer direitos. Aplicam-se as hipóteses cabíveis do art. 7º da LGPD: definidas conforme cada finalidade; os interesses legítimos exigem avaliação de necessidade e de compatibilidade, quando cabíveis.

O uso de dados para mensagens promocionais depende de base legal pertinente e, quando aplicável, da opção de descadastro ou da revogação do consentimento.

Nos tratamentos clínicos sob controle do Cliente, cabe a ele definir a finalidade e a hipótese legal do art. 11 da LGPD para o tratamento de dados sensíveis, conforme o atendimento e as normas aplicáveis. A tutela da saúde, as obrigações legais e o exercício regular de direitos podem ser relevantes, conforme o caso. O legítimo interesse não é uma base genérica para o tratamento de dados de saúde sensíveis.

O eventual consentimento assistencial para teleconsulta, procedimentos ou gravação não substitui automaticamente a identificação da base legal do tratamento dos dados. A PHI não utiliza prontuários identificáveis para publicidade comportamental nem vende dados clínicos a anunciantes.

Os registros clínicos são acessíveis aos profissionais habilitados e autorizados, conforme o vínculo, a função, a necessidade assistencial e as configurações do Cliente. Permissão administrativa no sistema não autoriza, por si só, o exercício de atividade profissional privativa nem o acesso indiscriminado a informações sigilosas.

O ANAMNESE utiliza mecanismos de identificação de autoria, de registro de data e hora e de rastreabilidade das informações clínicas, conforme as funcionalidades implementadas. As correções de registros concluídos ou assinados deverão observar os procedimentos de adendo ou de retificação aplicáveis, preservando a integridade documental e o histórico das alterações. O Cliente e os profissionais respondem pela exatidão das informações assistenciais registradas, enquanto a PHI responde pelas obrigações técnicas, de segurança e de proteção de dados sob seu controle.

A simples finalização ou assinatura interna de um registro não equivale, por si só, a assinatura eletrônica qualificada ICP-Brasil para apresentação externa.

Vinculação do certificado digital ICP-Brasil. O ANAMNESE disponibiliza funcionalidade que permite ao profissional vincular diretamente à sua conta um certificado digital e-CPF A1, com chave RSA, previamente adquirido junto a uma Autoridade Certificadora integrante da ICP-Brasil. Para realizar a vinculação, a plataforma poderá tratar dados de identificação e habilitação profissional, o certificado público, sua cadeia de certificação, nome e CPF do titular, Autoridade Certificadora emissora, número de série, período de validade, impressão digital criptográfica, evidências de titularidade e posse da chave privada, informações de verificação de validade e revogação e registros técnicos necessários à segurança, à auditoria e ao funcionamento da assinatura digital. Esses dados poderão ser mantidos enquanto necessários à prestação do serviço, à comprovação de assinaturas realizadas e ao cumprimento das obrigações legais aplicáveis.

Processamento e armazenamento local da chave privada. No procedimento de vinculação ou utilização do certificado digital A1, o profissional seleciona o arquivo correspondente, nos formatos .pfx ou .p12, e informa sua senha diretamente no navegador. O arquivo e a senha são processados localmente e não são transmitidos nem armazenados nos servidores do ANAMNESE. A chave privada é importada para os recursos criptográficos do navegador como chave não extraível, não sendo encaminhada ao servidor da plataforma. Quando utilizada a opção de guardar a chave no navegador, uma representação criptográfica não extraível poderá permanecer no armazenamento local do dispositivo, inclusive entre sessões, até sua remoção pelos mecanismos disponíveis ou pela limpeza dos dados do navegador. Quando essa opção não for utilizada, a chave poderá permanecer temporariamente na memória durante a operação. O profissional deverá utilizar dispositivos confiáveis, evitar o armazenamento local em equipamentos compartilhados e proteger o acesso ao seu navegador e à sua conta. A impossibilidade de exportação da chave pelos recursos normais da aplicação não elimina os riscos de comprometimento do dispositivo ou de acesso indevido.

Execução, validação e registro das assinaturas digitais. As assinaturas digitais ICP-Brasil são executadas mediante utilização da chave privada pelo navegador do profissional e posteriormente processadas e registradas pela infraestrutura do ANAMNESE. Para essa finalidade, a plataforma poderá tratar o conteúdo dos documentos selecionados, dados de identificação do signatário, certificados públicos, cadeias de certificação, atributos e resultados criptográficos da assinatura, arquivos eletrônicos assinados, registros de data e hora, identificadores de verificação e evidências técnicas de auditoria. A assinatura com certificado A1 próprio do profissional não exige o envio do conteúdo clínico do documento a uma Autoridade Certificadora para que ela realize a assinatura. Entretanto, poderão ocorrer consultas técnicas a serviços externos da infraestrutura ICP-Brasil, incluindo mecanismos de verificação de validade e revogação de certificados, com transmissão dos dados técnicos estritamente necessários a essas consultas. A submissão de documentos completos a validadores externos, quando realizada pelo profissional ou pelo destinatário, constitui procedimento distinto da assinatura efetuada no ANAMNESE e estará sujeita às condições aplicáveis ao serviço utilizado. O profissional deverá conferir e autorizar os documentos antes de assiná-los, e a PHI poderá manter as evidências necessárias de autoria, integridade, emissão e auditoria, observadas as responsabilidades e os prazos legais aplicáveis.

Quando o profissional imprimir o documento e o assinar manualmente, o ANAMNESE tratará os dados utilizados para gerar e disponibilizar a via imprimível. A assinatura manuscrita física e sua posterior guarda seguirão as responsabilidades e regras legais do profissional e da clínica. Se uma cópia digitalizada assinada for enviada à plataforma, ela poderá tornar-se anexo clínico sujeito às regras de prontuário.

Verificação pública de documentos assinados. Os documentos médicos assinados digitalmente poderão conter códigos de verificação e QR Codes destinados à conferência de sua autenticidade e integridade. A consulta à página de verificação poderá disponibilizar, sem necessidade de autenticação, informações básicas sobre o documento e sua assinatura, como tipo documental, data de emissão, identificação do profissional, conselho profissional e Autoridade Certificadora emissora. Para documentos eletrônicos assinados em formato PDF, o arquivo original assinado poderá ser disponibilizado mediante apresentação do respectivo código de verificação, inclusive a destinatários externos à plataforma. O acesso ao arquivo poderá envolver dados pessoais e dados sensíveis de saúde nele contidos. O código de verificação deverá ser compartilhado apenas com pessoas legitimamente autorizadas a acessar o documento, observados o sigilo profissional, as finalidades assistenciais e as medidas de segurança aplicáveis.

A plataforma pode permitir que uma pessoa com link temporário envie fotos ou documentos do celular ao atendimento indicado pelo profissional. Esse link confere autorização técnica limitada para envio: não cria conta profissional, não abre acesso ao prontuário e não substitui identificação ou consentimento assistencial.

São tratados os arquivos escolhidos pelo remetente, dados técnicos mínimos de transmissão e registros necessários a vincular o recebimento ao atendimento e identificar quem o autorizou. O conteúdo e os próprios arquivos podem conter dados de saúde e metadados, inclusive localização, dependendo do formato enviado.

O portador deve proteger o link e enviar apenas conteúdo pertinente. A clínica deve conferir o material recebido. O acesso posterior aos anexos pelos usuários profissionais depende de autenticação e permissões adequadas.

Quando a teleconsulta estiver disponível, a plataforma poderá tratar identificação dos participantes, vínculos e horários da sessão, informações de entrada e segurança, endereços IP e metadados de conectividade. Áudio e vídeo poderão ser transmitidos em tempo real entre participantes ou por infraestrutura técnica de apoio, inclusive sinalização, STUN/TURN, conforme configuração adotada.

A transmissão de áudio e vídeo durante a teleconsulta não implica, por si só, a gravação ou o armazenamento permanente do conteúdo. Quando utilizado o recurso de transcrição, os conteúdos necessários ao processamento poderão ser armazenados temporariamente por até 24 (vinte e quatro) horas para a execução da transcrição e serão eliminados após sua conclusão. O texto resultante, quando validado e incorporado ao prontuário pelo profissional, estará sujeito às regras de guarda e proteção dos registros clínicos. O tratamento dos dados observará as finalidades informadas, as bases legais aplicáveis, as medidas de segurança e os direitos dos titulares.

Comunicações via e-mail, WhatsApp ou provedores semelhantes, quando contratadas ou ativadas, poderão envolver o envio de dados de contato e de conteúdo estritamente necessários à finalidade autorizada pelo Cliente, observadas as regras de sigilo profissional.

Os recursos de inteligência artificial e de transcrição disponibilizados pelo ANAMNESE poderão tratar dados pessoais, inclusive informações sensíveis de saúde, na medida necessária à transcrição, à organização de informações clínicas, à elaboração de rascunhos e ao apoio às atividades profissionais. Os conteúdos gerados por IA deverão ser conferidos e validados pelo profissional responsável antes de sua utilização assistencial ou de sua incorporação ao prontuário. Quando utilizada como apoio à decisão clínica, a IA deverá ter seu uso registrado no prontuário pelo profissional, assegurando-se a informação adequada ao paciente, conforme a Resolução CFM nº 2.454/2026. A PHI e o Cliente observarão as obrigações de proteção de dados e de transparência que lhes couberem.

Não há autorização genérica para que fornecedores treinem modelos de uso geral com prontuários identificáveis. Finalidades adicionais dependerão de avaliação jurídica e de informação aos titulares, inclusive sobre a base legal e o consentimento específico, quando exigível.

Quando houver decisões exclusivamente automatizadas que afetem os interesses dos titulares, serão respeitados os direitos e deveres aplicáveis, inclusive os do art. 20 da LGPD.

Podem ser empregados cookies de sessão e proteção CSRF, autenticação adicional, indicadores de dispositivo confiável e armazenamento de preferências necessários à operação e à segurança, conforme o recurso habilitado.

Para apoiar a continuidade do preenchimento e a recuperação de informações durante o uso da plataforma, o ANAMNESE poderá armazenar temporariamente rascunhos e determinados dados clínicos no navegador do usuário, conforme as funcionalidades disponíveis. Essas informações poderão permanecer no dispositivo mesmo após o encerramento da sessão, até que sejam removidas pelos mecanismos aplicáveis. Recomenda-se evitar o uso de dispositivos compartilhados, proteger o acesso ao equipamento e seguir os procedimentos de segurança disponibilizados pela plataforma. O armazenamento local da chave privada utilizada na assinatura digital ICP-Brasil, quando habilitado pelo profissional, segue as condições descritas na cláusula 5.2 desta Política e poderá persistir no dispositivo após o encerramento da sessão, até sua remoção pelos mecanismos aplicáveis.

Eventuais cookies não essenciais de análise ou publicidade, caso venham a ser utilizados, terão aviso e opções de controle disponíveis. O ANAMNESE não utiliza prontuários para direcionar publicidade a pacientes.

Os dados pessoais poderão ser acessados ou transmitidos, nos limites necessários e de acordo com as finalidades aplicáveis, a profissionais autorizados da clínica; fornecedores efetivamente utilizados para hospedagem, armazenamento, autenticação, comunicação, vídeo, cobrança, segurança e suporte; serviços externos da infraestrutura ICP-Brasil, quando necessários à verificação técnica de certificados digitais; parceiros de integração efetivamente ativados pelo Cliente; e autoridades ou destinatários legalmente legitimados. No fluxo de assinatura digital com certificado e-CPF A1 próprio do profissional, não há compartilhamento do arquivo do certificado contendo a chave privada, de sua senha ou do conteúdo clínico do documento com um prestador externo para executar a assinatura. Eventuais integrações futuras com serviços adicionais de assinatura digital observarão os requisitos de informação, segurança e proteção de dados aplicáveis.

A PHI deverá avaliar os prestadores que tratam de dados em seu nome e contratá-los com as salvaguardas pertinentes. As atividades em que um fornecedor atua como controlador independente serão indicadas ou esclarecidas no respectivo fluxo, quando cabível.

A PHI manterá informações atualizadas sobre os fornecedores efetivamente utilizados no tratamento de dados pessoais, incluindo suas finalidades, categorias de serviços e, quando aplicável, os países envolvidos no tratamento. Essas informações poderão ser consultadas pelos canais oficiais da PHI ou solicitadas pelo endereço eletrônico anamnese@phihc.com, observadas as exigências legais de transparência, confidencialidade e segurança. A utilização de novos fornecedores observará as obrigações contratuais e legais aplicáveis.

O ANAMNESE utiliza serviços de infraestrutura e fornecedores de tecnologia que, conforme sua localização e a configuração dos serviços contratados, poderão envolver transferências internacionais de dados pessoais, inclusive por meio de processamento ou acesso autorizado a partir do exterior. A PHI identificará os fluxos internacionais efetivamente existentes e adotará as medidas legais e de segurança aplicáveis, observando a necessidade de proteção dos dados pessoais, especialmente os dados sensíveis de saúde.

Quando houver transferência internacional, deverá ser observada a LGPD, em especial seu art. 33, e a Resolução CD/ANPD nº 19/2024, com mecanismo jurídico adequado, medidas de proteção e informação acessível sobre país de destino, finalidades, agentes, compartilhamentos e direitos do titular, conforme aplicável.

Quando a transferência internacional de dados pessoais exigir a adoção de cláusulas contratuais padrão brasileiras, a PHI observará os requisitos da Resolução CD/ANPD nº 19/2024, incluindo a incorporação integral, sem alterações, do texto oficial aplicável. As informações sobre transferências internacionais efetivamente realizadas serão disponibilizadas aos titulares conforme as exigências legais de transparência e proteção de dados.

O prazo depende da finalidade, das instruções legítimas da clínica, da categoria de dado e das obrigações legais. A PHI deverá observar critérios documentados de retenção e descarte; o término de um contrato não implica a eliminação imediata de prontuários ou de dados cuja manutenção seja legalmente necessária.

Para prontuários, a Lei nº 13.787/2018 prevê prazo mínimo de 20 anos contados do último registro, ressalvadas as regras especiais e os procedimentos legais de destinação. Esse prazo não deve ser aplicado indistintamente a todos os cookies, tokens, logs e mensagens.

Os registros de acesso a aplicações sujeitos ao art. 15 do Marco Civil da Internet observam, quando aplicável, guarda por seis meses; os registros de incidentes de segurança sujeitos à Resolução CD/ANPD nº 15/2024 têm guarda regulamentar própria. A retenção de arquivos, backups, mídia e dados de certificação deverá estar de acordo com a tabela de temporalidade aprovada.

Em caso de cancelamento da contratação, mediante solicitação do Cliente, a PHI disponibilizará os dados estruturados sob seu controle contratual em arquivos Excel (.xlsx), no prazo de até 30 (trinta) dias corridos, contados do cancelamento efetivo, quando a solicitação tiver sido apresentada até essa data, ou do recebimento da solicitação, quando posterior. A entrega ocorrerá por meio seguro, mediante autenticação, observadas as disposições dos Termos de Uso e do DPA. A exportação não implica eliminação automática dos dados sujeitos a obrigações legais de guarda. Eventuais backups remanescentes permanecerão protegidos e sujeitos aos procedimentos aplicáveis de retenção e eliminação.

A PHI adota medidas técnicas e administrativas de segurança proporcionais à natureza dos dados tratados e aos riscos envolvidos, incluindo controles de acesso, segregação de dados entre organizações, proteção das informações e mecanismos de rastreabilidade, conforme os recursos efetivamente implementados. Essas medidas destinam-se a preservar a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade dos dados pessoais, especialmente os dados sensíveis de saúde, observadas as obrigações legais aplicáveis. Nenhum ambiente tecnológico está isento de riscos, e a adoção dessas medidas não garante a ausência absoluta de incidentes de segurança.

O acesso humano excepcional a dados clínicos para suporte ou investigação deverá respeitar a necessidade, os controles internos, a confidencialidade e o fundamento legítimo. O Cliente também deve proteger os dispositivos, as credenciais e as permissões sob sua administração.

Ao identificar incidente envolvendo dados tratados como Operadora, a PHI deverá informar o Cliente-Controlador sem demora injustificada e cooperar com a investigação, conforme o DPA. Nas operações em que a PHI seja Controladora, deverá avaliar risco ou dano relevante e, quando houver obrigação regulatória, comunicar à ANPD e aos titulares, em regra, em até três dias úteis, ressalvados os prazos específicos e as regras de complementação da Resolução CD/ANPD nº 15/2024.

O titular poderá exercer, conforme a operação e os requisitos legais, os direitos de confirmação, acesso, correção, informação sobre compartilhamento, anonimização, bloqueio, eliminação, portabilidade, revogação do consentimento, oposição e revisão de decisões exclusivamente automatizadas, nos limites dos arts. 18 a 20 da LGPD.

Pedidos relativos a prontuários devem ser dirigidos preferencialmente à clínica ou profissional Controlador. A PHI auxiliará tecnicamente e poderá encaminhar solicitações, exigindo verificação proporcional de identidade e representação antes de qualquer divulgação. Não excluirá registros sujeitos a dever de guarda apenas porque um pedido de apagamento foi recebido.

Para dados tratados pela PHI como Controladora, os pedidos podem ser encaminhados ao contato indicado nesta Política. A PHI responderá nos prazos legais aplicáveis e informará, quando necessário, a razão de atendimento parcial ou impossibilidade fundamentada.

Pacientes crianças e adolescentes podem constar em prontuários quando necessário à assistência. O Cliente-Controlador deve assegurar base legal adequada, informação e representação, conforme o caso, e a prevalência do melhor interesse do menor, observados a LGPD, o Enunciado CD/ANPD nº 1/2023 e as normas específicas.

A plataforma não é um serviço de entretenimento ou de publicidade dirigido a menores. A PHI deverá avaliar e aplicar requisitos adicionais a eventuais recursos digitais acessíveis a esse público, inclusive a legislação de proteção de crianças e adolescentes na internet, quando aplicável.

Esta Política pode ser atualizada em razão de mudanças legislativas, de funcionalidades, de fornecedores ou de segurança. Mudanças materiais serão comunicadas de forma adequada e, quando exigível, precedidas de novo aviso ou de consentimento específico.

Para solicitações relacionadas à privacidade, à proteção de dados pessoais e ao exercício dos direitos dos titulares, a PHI disponibiliza o canal eletrônico anamnese@phihc.com, com informações institucionais em anamnese.health. Quando legalmente exigida a indicação de encarregado pelo tratamento de dados pessoais, sua identidade e informações de contato serão divulgadas de forma clara e acessível nos canais oficiais da PHI, conforme a LGPD e a Resolução CD/ANPD nº 18/2024.

Para solicitações sobre a assistência e o prontuário, o titular poderá ser direcionado ao Controlador responsável, sem perda do direito de obter informações que a PHI esteja legalmente obrigada a fornecer.